Política de tratamiento de datos personales

Versión vigente desde el 13 de octubre de 2026

Product Engineering Colombia S.A.S. (en adelante, «PEC») adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Es de obligatorio cumplimiento para PEC, sus colaboradores, contratistas y encargados del tratamiento.

1. Responsable del tratamiento

2. Ámbito de aplicación

Esta política se aplica a los datos personales de personas naturales que PEC recolecta y trata como responsable: clientes y sus representantes, prospectos, proveedores, contratistas, aliados, colaboradores, candidatos y visitantes del sitio web.

Cuando PEC opera plataformas o procesa información por cuenta de un cliente, actúa como encargado del tratamiento; ese caso se regula en la sección 10.

No se aplica a los datos de personas jurídicas ni a las bases de datos excluidas por el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular que le informa la existencia de esta política, la forma de consultarla y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos por el responsable o encargado ubicado en Colombia a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

4. Principios

PEC aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y a las normas que la desarrollan.
• Finalidad: obedece a un propósito legítimo que se informa al titular.
• Libertad: solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, o por mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre la existencia de los datos que le conciernen.
• Acceso y circulación restringida: los datos no se publican en internet ni en medios masivos, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y restringido a los titulares o terceros autorizados.
• Seguridad: se adoptan las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminada su relación con PEC.

5. Datos que se tratan

Según la relación con el titular, PEC puede tratar las siguientes categorías de datos:

• Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, cargo.
• Contacto: correo electrónico, teléfono, dirección.
• Comerciales y contractuales: empresa a la que pertenece el titular, contratos, facturación, historial de soporte.
• Financieros: los necesarios para efectuar o recibir pagos y cumplir obligaciones tributarias.
• Laborales y académicos: hoja de vida, experiencia, formación y referencias de colaboradores y candidatos.
• Tecnológicos: usuarios de acceso, registros de actividad (logs), dirección IP y uso de las plataformas.

6. Tratamiento y finalidades

PEC recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales únicamente para las finalidades que se indican a continuación, según el tipo de titular:

Clientes, prospectos y sus representantes

• Atender solicitudes de información, evaluaciones y cotizaciones.
• Celebrar, ejecutar y terminar contratos de software, computación en la nube e inteligencia artificial.
• Prestar soporte técnico, mesa de ayuda y mantenimiento.
• Facturar, recaudar y llevar la contabilidad.
• Enviar comunicaciones operativas y, si el titular lo autoriza, comunicaciones comerciales.

Proveedores, contratistas y aliados

• Evaluar, seleccionar y contratar bienes y servicios.
• Gestionar pagos, retenciones y obligaciones tributarias.
• Verificar el cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.

Colaboradores y candidatos

• Adelantar procesos de selección y vinculación.
• Administrar la relación laboral o contractual, la nómina y la seguridad social.
• Asignar y controlar accesos a sistemas e instalaciones.

Visitantes del sitio web

• Responder los mensajes que envíen por los canales de contacto.
• Proteger el sitio frente a ataques y uso abusivo.

Finalidades comunes a todos los titulares

• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Gestionar la seguridad de la información, las auditorías y la continuidad del servicio.
• Atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.

PEC no vende ni alquila datos personales, y no los usa para finalidades distintas de las aquí descritas sin obtener una nueva autorización.

7. Datos sensibles y de menores de edad

PEC no requiere datos sensibles para prestar sus servicios. Si en un caso excepcional fuera necesario tratarlos, informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, le indicará cuáles datos son sensibles y con qué finalidad, y obtendrá su autorización explícita, conforme a los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012.

PEC no recolecta deliberadamente datos de niños, niñas o adolescentes. Si llegara a tratarlos, lo hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).

8. Autorización del titular

PEC solicita la autorización previa, expresa e informada del titular a más tardar en el momento de la recolección. La autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó; el silencio no equivale a autorización. PEC conserva prueba de la autorización y la entrega al titular cuando la solicite.

Al solicitar la autorización, PEC informa al titular:

• El tratamiento al que se someterán sus datos y su finalidad.
• El carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores de edad.
• Sus derechos como titular.
• La identificación, dirección y correo electrónico de PEC.

Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

El titular puede revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento. La solicitud no procede cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

9. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante PEC.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política tenga modificaciones sustanciales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando en cada caso su calidad.

10. PEC como encargado del tratamiento

Cuando PEC desarrolla, aloja u opera plataformas para un cliente, los datos personales que reposan en ellas pertenecen a las bases de datos de ese cliente, quien es el responsable del tratamiento y define sus finalidades. En esos casos PEC:

• Trata los datos únicamente conforme a las instrucciones del cliente y al contrato.
• No los usa para fines propios ni los comunica a terceros sin instrucción del responsable o mandato legal.
• Aplica las medidas de seguridad y confidencialidad descritas en la sección 13.
• Remite al responsable las consultas y reclamos que reciba de los titulares y colabora en su atención.
• Informa al responsable los incidentes de seguridad que afecten los datos.
• Devuelve o suprime los datos al terminar el contrato, según lo que disponga el responsable.

Los titulares de esos datos deben ejercer sus derechos ante la entidad o empresa responsable, conforme a la política de tratamiento de esta.

11. Área responsable y canales de atención

El área de soporte de PEC es la encargada de recibir y tramitar las peticiones, consultas y reclamos de los titulares.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas. El titular puede consultar los datos personales que reposan en las bases de datos de PEC. La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderla en ese término, PEC informa los motivos y la fecha de respuesta, que no supera los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos. El titular que considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que contenga:

• Nombre e identificación del titular y, si actúa otra persona, el documento que acredite su calidad.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y lo que se solicita.
• Dirección física o electrónica de notificación.
• Los documentos que se quieran hacer valer.

El reclamo se tramita así:

1. Si está incompleto, PEC requiere al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo para que lo subsane. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entiende que desistió.
2. Si PEC no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informa al interesado.
3. Recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluye en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, que se mantiene hasta que se decida.
4. El reclamo se resuelve en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, PEC informa los motivos y la fecha de respuesta, que no supera los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Queja ante la SIC. El titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PEC (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

13. Seguridad de la información

PEC protege los datos personales con medidas técnicas, humanas y administrativas, entre ellas: cifrado de la información en tránsito y en reposo, control de acceso por roles y autenticación multifactor, registro de auditoría de las operaciones, copias de respaldo, monitoreo de la infraestructura y acuerdos de confidencialidad con el personal y los contratistas.

Si se presenta una violación a los códigos de seguridad o un riesgo en la administración de la información de los titulares, PEC lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos del literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y adoptará las medidas para mitigar sus efectos.

14. Encargados, transmisión y transferencia internacional

Para prestar sus servicios, PEC se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos proveedores de infraestructura en la nube, correo electrónico, protección de red y facturación. Algunos tienen servidores ubicados fuera de Colombia, por lo que el tratamiento puede implicar la transmisión internacional de datos.

PEC suscribe con sus encargados contratos de transmisión o cláusulas que los obligan a tratar los datos conforme a esta política, a salvaguardar su seguridad y a guardar confidencialidad (artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013).

PEC solo transfiere datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, o cuando se configure alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, como la autorización expresa e inequívoca del titular.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

PEC inscribirá y actualizará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos que administra la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esa obligación le sea exigible, conforme al Decreto 090 de 2018.

16. Vigencia

Esta versión de la política rige a partir del 13 de octubre de 2026 y reemplaza las anteriores.

Las bases de datos se conservan mientras subsista la finalidad para la cual se recolectaron los datos, dure la relación con el titular o exista un deber legal o contractual de conservarlos, como los plazos que la ley fija para la información contable y tributaria. Cumplido lo anterior, PEC suprime los datos.

17. Modificaciones

PEC puede modificar esta política. La versión vigente se publica en pecsas.com/politica-datos-personales. Los cambios sustanciales, en especial los relativos a la identificación del responsable o a las finalidades del tratamiento, se comunican a los titulares antes de aplicarlos; si cambia la finalidad, PEC obtiene una nueva autorización.

18. Documentos relacionados

El Aviso de privacidad resume esta política y describe el tratamiento de datos en el sitio web.